Системы управления производственным процессом (workflow) издательства - одна из приоритетных тем нашего журнала. Последний раз мы обращались к ней в № 4 за 1998 год (см. статью "Теория автоматов"). За прошедшие с выхода этого материала полгода в данной области произошло одно, но весьма значимое событие. А именно: завершен первый в России процесс инсталляции Quark Publishing System - автоматизированной системы подготовки изданий компании Quark. Система установлена в издательском доме "Семь дней", поставщиком выступила компания "Терем". И мы благодарны сотрудникам обеих компаний за предоставленную возможность заглянуть "за кулисы" этого события.
Решение, запущенное в "Семи днях", - не только первая работающая QPS в России, но и первый пример автоматизации участка "редакция-верстка" с использованием специализированного коммерческого решения. До этого года все системы автоматизации, применявшиеся в отечественных издательских домах, писались на заказ (наиболее известный пример такого подхода - система управления издательского дома "Коммерсантъ"). В известном смысле автоматизация издательств развивается по тем же законам, что и информатизация всех предприятий в нашей стране. Сначала практически все пытались писать собственные решения, затем наступила стадия заказа систем сторонним разработчикам, и наконец на современном этапе доминируют настраиваемые под конкретного заказчика коммерческие продукты отечественных и зарубежных компаний. В силу своих специфических особенностей издательский бизнес только сейчас, с отставанием в несколько лет, подошел к этапу перехода к коммерческим решениям, которые постепенно начинают внедряться в крупных издательских домах. Можно считать, что появление QPS в "Семи днях" подтверждает эту тенденцию. Хотя и с некоторой оговоркой, состоящей в том, что противопоставление QPS - заказные системы не вполне корректно. Ни одна из используемых отечественными издательствами самостоятельно написанных систем не решает вопрос организации доступа редакции к макету, а именно в этом состоит отличительная особенность QPS.
Начало
Издательскому дому "Семь дней" - три года, газете "Сегодня" - шесть. Интересно было бы определить тот момент в развитии издательства, когда необходимость более высокого уровня организации становится ощутимой. Насколько мне удалось понять, к поиску новой системы автоматизации подтолкнули не изменения масштабов предприятия, а рост требований к информационной системе. Тем более что, по московским меркам, "Семь дней" обладали достаточно высоким уровнем организации и, в частности, хорошо налаженной системой обеспечения работы газеты. Как считает директор компьютерного центра "Семи дней" Василий Черный, в принципе выпускать газету можно было и с помощью старой системы, точно так же как доехать от дома до работы можно и на "жигули", и на "мерседесе", и многие владельцы отечественных автомобилей до сих пор вполне довольны своим автотранспортом - они не ездили на иномарках. Автомобилист решает, что ему необходим лучший автомобиль, не потому, что он начинает много ездить, а потому, что его требования к качеству езды возросли. Похожая ситуация сложилась и в "Семи днях". Через три года выпуска газеты стало понятно, что необходимо подняться на новый уровень автоматизации.
Главная и наиболее сложная задача при построении информационной системы - понять, чего хочет заказчик. Это подтвердит любой системный интегратор. С точки зрения клиента эта же максима звучит так: самое сложное - понять, чего же ты хочешь. Разобраться в себе самостоятельно сложно - нужен взгляд со стороны, то, что называется консалтингом. "Семь дней" пытались получить подобную услугу, обращаясь в ряд крупных российских и зарубежных компаний, но без особого успеха. В итоге функции консультанта выполнил компьютерный центр "Семи дней" - в силу организационных особенностей издательства несколько обособленный от редакций. В комплексе, который был построен в издательстве, используются как коммерческие продукты, так и самостоятельно написанные приложения. Внутренняя информационная система издательства частично написана на базе Lotus Notes, часть программного обеспечения приобретена у компании Scitex, для работы с фотографиями используется пакет Cumulus, для взаимодействия редакции и верстки - QPS.
QPS vs. всего остального
Прежде всего нужно было сделать выбор - создавать собственную систему или покупать готовый продукт. Система, написанная самостоятельно, может оказаться дешевле (что в целом не очевидно) и будет создана точно под нужды конкретного издательства (впрочем, и готовые решения предлагают развитые возможности настройки под конкретного заказчика). Коренной недостаток "доморощенных" систем - они почти никогда не бывают доделаны до конца. Причина та же, что и в случае с консалтингом - разработчик является частью той компании, которую призван автоматизировать. Почти никогда не доходит до конца процесс отчуждения такой системы, в частности, создания полного описания продукта и руководства пользователя. В результате система фактически остается "собственностью" команды разработчиков, которые будут постоянно необходимы для поддержания ее работоспособности и дальнейшего развития. Тем не менее во многих случаях достоинства самостоятельно написанных систем перевешивают их недостатки. И как уже говорилось выше, при автоматизации работы "Семи дней" активно использовались собственные разработки. Однако выполнить одно из основных требований - обеспечить доступ журналиста к макету - очень трудная задача (главная причина - закрытый формат файлов QuarkXPress). И выбор был сделан в пользу коммерческих продуктов.
Принятое решение несколько ограничило число вариантов: систем, обладающих необходимыми функциональными возможностями, существует достаточно много, но рассматривать как реальные можно не более пяти-шести вариантов. Из оставшихся некоторые отпадают как заведомо неприемлемые по цене. По сравнению с другими конкурентами, по мнению Василия Черного, у QPS были следующие преимущества:
- Quark - лидер на рынке издательских приложений, и в обозримой перспективе компании ничего не угрожает;
- QPS подходит для автоматизации работы как газет, так и журналов (по словам Василия Черного, если бы речь шла только об автоматизации работы газеты, возможно, издательство предпочло бы самостоятельно написанную систему; но помимо газеты планируется перевести на QPS подготовку журналов "Семь дней" и "Итоги" - это издания со сложным макетом, использующие большое количество иллюстраций, и QPS может принести в их случае наиболее заметный эффект);
- Quark обеспечивает удобную интеграцию редакции и верстки.
Последнее особенно важно, поскольку позволяет решать проблему лишнего или недостающего текста журналистскими методами, тогда как обычно в таких случаях верстальщик "сажает" или растягивает текст, жертвуя типографской корректностью и, в конечном счете, качеством макета и читаемостью текста.
Аналогичным набором достоинств ни один из конкурентов не обладал. Выбор был сделан.
Цена
Сколько стоит QPS - вопрос не вполне корректный. Число параметров, определяющих цену, велико. Помимо собственно QPS, редакция приобрела несколько расширений (тоже не дешевых). Для издательства масштаба "Семи дней" разумная оценка суммарной цены инсталляции лежит где-то между ста и двумястами тысячами долларов. Это достаточно крупная сумма, и было интересно узнать, как обосновывалась необходимость таких затрат. Экономическое обоснование внедрения информационных систем - большая и интересная тема. Интересная прежде всего потому, что хороших методик подобных расчетов в мире не существует. В "Семи днях" этот вопрос решали двумя способами. Во-первых, оценили примерную сумму потерь, избежать которых позволит установка QPS. Например, до установки системы газета несколько раз выходила позже графика и оплачивала штраф типографии. Предполагалось, что QPS позволит повысить уровень контроля за созданием номера и таким образом поможет избежать опозданий и штрафов. Второй подход исходит из того, что каждое предприятие тратит на свою автоматизацию определенный процент оборота. Оба метода оценки показали, что расходы на приобретение и установку QPS приемлемы. Мы понимаем (и в "Семи днях" понимают), что приведенные методы являются весьма грубыми, но ничего лучшего пока не придумано.
Процесс
Организация производства и средства ее автоматизации - не одно и то же. Это две разные вещи, которые не нужно путать. Можно представить себе отлично работающую и абсолютно управляемую газету, где процесс производства организован путем перекладывания бумажек (собственно, так до недавнего времени работали все газеты), а можно - до предела автоматизированную, но абсолютно неуправляемую. QPS (как и любая подобная система) - только инструмент организации производственного процесса. В "Семи днях" установку QPS начали с решения внутренних проблем.
(Черный считает свой случай нетипичным, поскольку установку QPS использовали в том числе как повод пересмотреть ряд устаревших схем работы. По моему мнению, такой подход является единственно правильным. Автоматизировать работу издательства, не организовав предварительно его работу, - бинтовать необработанную рану. Все равно потом придется вскрывать.) До установки QPS предстояло заново решить ряд организационных вопросов: как будет организована работа в новых условиях, кто будет отвечать за полосу (выпускающий, отдел редакции, макетчик, распределить ответственность между ними), кто будет отвечать за подбор фотографий (фотоотдел, автор, дизайнер), в какой момент будет завершаться работа журналиста над материалом. Были опрошены все участники процесса, собраны пожелания. Выявлены взаимоисключающие. Путем переговоров устранено большинство противоречий. Были разработаны три схемы прохождения материалов (в итоге, чтобы упростить процесс перехода, остановились на наиболее простой и близкой к традиционной). И только после этого начался собственно процесс установки, первым этапом которого стало обучение. В издательстве оборудовали компьютерный класс, в котором разбитые на группы сотрудники осваивали теорию и практику работы с QPS. Весь процесс обучения занял полтора месяца. Непосредственно перед выходом первого QPS-номера было подготовлено несколько пилотных выпусков, один из которых был даже выведен на пленки (буферный период пришелся на ноябрьские праздники, когда большинство газет не выходило). Главная трудность пилотных номеров - поддержание работоспособности QPS на ста с лишним машинах одновременно. Значительную часть времени заняло устранение конфликтов (технических) и настройка операционных систем. После того как все технические проблемы были решены, на первый план вышли конфликты организационные - т. е. все те противоречия, которые не удалось устранить на подготовительном этапе. Так, если раньше работа журналиста заканчивалась сдачей текста, то после установки QPS попадание текста в объемы, отведенные макетом, тоже стало задачей журналиста. Таким образом редакция приняла на себя часть функций, которые раньше относились к верстке. Не все к этому оказались готовы. Возникшие противоречия носили уже не технический характер и разрешались организационными способами.
Первые итоги
Любой бизнес в современном мире - это на 80% обмен информацией. В издательстве - 99 и девять в периоде. Поэтому та или иная организация информационной системы из технического вопроса давно превратилась в политический. В случае "Семи дней" переход на QPS уже повлиял на всю организацию жизни газеты (вплоть до изменений в штатном расписании), и последствия такого перехода наверняка скажутся и в долгосрочной перспективе. Первое, на что обращают внимание, - газета стала более управляемой. Появилась возможность отслеживать состояние текущего номера в режиме реального времени. Следствием этого стала более высокая дисциплина. Еще один эффект QPS - рост числа снятых статей. У руководства газеты появился удобный способ контролировать материалы на всех стадиях подготовки. И те статьи, которые раньше могли "проскочить", "проскакивать" перестали. Что, естественно, вызывало некий ропот в среде журналистов, но благоприятно отразилось на информационном наполнении газеты в целом.
Благотворное влияние новая организация труда оказала на качество макета. Газета перешла на жесткий восьмиколоночный модуль, полностью отказавшись от нестандартных колонок. Текст всегда четко привязан к сетке, "посадка" текста за счет изменения интерлиньяжа не используется. Более жестким стал подход к работе с иллюстрациями: фотографии кадрируются только в угоду качеству снимка, изменение масштабов снимка для решения проблем макета не допускается. Внедрение QPS позволило создавать упреждающий макет на основе планов текстов и заказов на иллюстрации (попасть в макет, как уже говорилось, - задача журналиста). Это значит, что на создание макета отводится больше времени и появляется больше возможностей проконтролировать его качество. Раньше номер делали два макетчика, рабочий день которых начинался вечером, когда завершалась работа над материалами выпуска. Теперь за номер отвечает один макетчик, который приходит на работу утром - вместе со всей редакцией. Через год,-полтора, когда работа с QPS войдет у сотрудников в привычку, в "Семи днях" планируют начать новый этап оптимизации производства, и возможно усложнят макет - с QPS сделать это будет совсем не сложно. В ближайших планах издательства - перевод на QPS журналов "Семь дней" и "Итоги". В журналах качество дизайна и макета играет значительную роль, и использование QPS может принести заметный эффект.
Двое в лодке
Василий Черный считает, что "для успешной установки информационной системы необходимо сочетание удачной работы сотрудников издательства и поставщика". В данном случае компании "Терем". По словам генерального директора "Терема" Михаила Родина, в компании начали всерьез изучать системы управления издательством три года назад. В то время эксперты "Терема" посчитали, что отечественные издательские дома уже подходят к тому уровню развития, при котором становится необходимым наличие мощной системы автоматизации. Выбор в пользу QPS был сделан приблизительно по тем же причинам, которые повлияли на решение "Семи дней". Были взяты во внимание очевидная устойчивость Quark как компании. А также то, что производитель QuarkXPress лучше других сможет организовать взаимодействие этого пакета для верстки с другими приложениями. Свою роль сыграла и цена. Возможно, не такая уж дешевая в абсолютном измерении, QPS стоит значительно меньше ряда других систем, предлагаемых на рынке. В какой-то момент интересы "Терема" и "Семи дней" совпали. С одной стороны, наличие серьезного потенциального покупателя в лице "Семи дней" подтолкнуло "Терем" к более активному поиску контактов с Quark. С другой - существование компании, готовой взять на себя поставку и поддержку системы в России, утвердило "Семь дней" в выборе QPS.
Ведущий специалист компании "Терем" по продуктам и технологиям Анатолий Тишин прошел обучение и сертификацию по QPS 1.0 и 2.0. Опыт Анатолия сыграет важную роль при установке и наладке QPS в "Семи днях". Еще одна серьезная проблема, которая была решена "Теремом", - русификация. Компания использовала модуль расстановки переносов и программу проверки русского правописания компании Textar, специально модифицированные для работы с QPS, перевела на русский язык документацию по QPS. И наконец, на долю "Терема" выпала значительная часть организационной работы, связанной с лицензией, - покупка программного обеспечения на несколько сот компьютеров не такое простое дело. В компании проект с "Семью днями" считают одной из своих удач. По мнению Михаила Родина, даже не взирая на потрясший издательскую индустрию кризис, спрос на решения класса QPS сохраняется. В ряде изданий запросили пробные версии системы. "Терем" планирует продолжать активное продвижение QPS на российский рынок. В компании уверены, что первая инсталляция не окажется последней.
На вопросы журнала Publish отвечает главный редактор газеты "Сегодня" Михаил Бергер.
- Насколько активно Вы участвовали в выборе системы автоматизации? На каком этапе подключились к этому процессу?
- Выбор информационной системы - это не поход в магазин, когда можно купить тот или другой продукт. Это достаточно сложный вопрос, решать который должны профессионалы. В какой-то момент мне сказали, что есть такая-то система, которая обладает такими-то возможностями. Спросили мое мнение. Я этот выбор одобрил. В процессе подготовки к переходу на QPS в редакции этим занимались сотрудники, имеющие непосредственное отношение к вопросам технологии. Лично я подключился уже на последнем этапе, когда необходимо было принимать организационные решения.
- Каковы были Ваши первые впечатления от QPS?
- Сразу же стало понятно, что QPS обладает большими возможностями, но при этом система, особенно в первое время, выглядела довольно сложной. В какой-то момент стало даже казаться, что редакция не успеет перейти на QPS в отведенные сроки. Но постепенно работа с QPS становится все более привычной.
- Как изменилась работа редакции после перехода на QPS?
- Процесс подготовки материалов, стадия планирования полосы, последние этапы по доводке полосы перед подписанием в печать лучше контролируются и управляются. При этом зона ответственности журналиста стала ближе к верстке. Журналисты отвечают за попадание текста в макет, расставляют стили, следят за тем, чтобы длина заголовка соответствовала ширине материала. Кто-то вошел в новую схему легко, для других этот переход оказался болезненным. Изменилось штатное расписание - слились два отдела выпуска и проверки.
- Можно ли сказать, что газета стала более управляемой?
Безусловно. У меня появилась возможность в любой момент проконтролировать работу каждого сотрудника, проследить за процессом создания материалов. Многим журналистам не нравится, что я могу "подглядывать" за ними. Больше материалов отбраковывается. Раньше журналист мог сказать, что он "работает над статьей", и готовый материал появлялся в самый последний момент. Даже если статья оказывалась некондиционной, мы уже не могли ее снять. Теперь такая ситуация невозможна. Не могу сказать, что все довольны сложившимся положением. Но для руководящего состава газеты QPS оказался очень полезным инструментом.
- Рассматриваете ли Вы QPS как средство в конкурентной борьбе?
- Конечно. Мы стали более оперативны - благодаря QPS появилась возможность ставить в номер более поздние новости, возросло качество макета. Все это не может не повлиять на положение газеты на рынке.
