Оперативная связь между типографией и заказчиком — крупное технологическое достижение разработчиков программных средств для этикеточных типографий.
Пользователь компьютерной автоматизированной системы управления печатным процессом (АСУП) получает немало выгод, главная — экономия времени и трудозатрат. Что увеличивает привлекательность типографии для заказчиков.
 |
| Иллюстрация вверху: АСУП Computer Productivity Services. Работающая в реальном времени интегрированная система позволяет контролировать содержание и статус заказов, порядок их прохождения, информацию о заказчике, сведения об оплате и другие данные в одно и то же время, с одного компьютера, из одной программы, базы данных или сервера |
Многие типографии узкорулонной печати даже предоставляют постоянным клиентам доступ к системе управления за прохождением заказов. Имеющие в своём распоряжении информационные ресурсы создают собственные АСУП, отвечающие их требованиям и рассчитанные на выпуск конкретного вида продукции. Некоторые не применяют интегрированные системы на базе единого ПО и пользуются разными программами на участках производства, пытаясь как-то наладить между ними связь.
«Это ужасно, — считает президент канадской Computer Productivity Services Джерри Клемент. — Из практики оптовых продаж известно, что срок одной транзакции исчисляется минутами. Придя 12 лет назад в полиграфию, я заметил, что уйма времени тратится на сделки и управление, а иногда дирекция была, что называется, крепка задним умом. Производитель этикеток может реализовать программу расчёта заказа в Microsoft Excel или специальном программном модуле. Набор функ-ций встраивают в разрозненные системы, требующие обслуживания многочисленных версий нескольких баз данных. Мы проверили, сколько времени требуется фирме на одну операцию, на переход от ценового предложения к оформлению заказа, а затем к выставлению счёта. В некоторых компаниях на сделку затрачивается от 30 до 45 минут.
Наша цель — сократить время до 5 минут, избежав ошибок и дублирования данных. В последние 3 года мы наблюдаем возрастающий интерес к полной интеграции АСУП в работу типографий. Современные АСУП состоят из специализированных модулей. В их составе — инструментарий, используемый при продажах и обслуживании клиентов, в менеджменте и финансовых операциях, в допечатной подготовке, печатном цеху и при отгрузке продукции. Программы анализируют материальные и финансовые стороны каждого заказа, в т. ч. наличие на складе готовой продукции и необходимой для его изготовления оснастки».
Система Computer Productivity Services (CPS) предназначена для этикеточных типографий и построена на базе решений Microsoft Great Plains Business Solutions, которыми во всём мире пользуются более 100 000 предприятий. Среди её базовых возможностей — оценка и приём заказов, автоматический и ручной расчёт цен, определение уровней цен и скидок, ведение баз данных по штампам, автоматическое отслеживание продаж, сроков исполнения и наличия материалов, управление производственным процессом, контроль настроек печатных машин и отделочного оборудования, генерация отчётов и вычисление требуемой длины рулона.
«Ежегодный рост наших продаж 30-35%, несмотря на ценовой прессинг конкурентов, — говорит Клемент. — Заказчики серьёзнее относятся к объединению разрозненных подсистем управления, стремятся к автоматизации, уходя от ручного подсчета материальных запасов. Для повышения конкурентоспособности повышают эффективность управления. Но некоторые полагают, что достаточно автоматизировать лишь расчёт стоимости или сроков исполнения заказа, а не весь производственный процесс. Чаще они не стремятся к глобальной автоматизации».
Электронный фактор
Tailored Solutions разработала для узкорулонных типографий АСУП Label Traxx. По словам её президента Кена Мейнхардта, система используется на предприятиях с персоналом 3—200 человек, в т. ч. имеющих несколько филиалов: «АСУП состоит из нескольких модулей: расчёта стоимости и обработки заказа, выставления счетов, учёта платежей, бухгалтерского учёта, оценки трудозатрат, товарных запасов, контроля качества. Хотя система поставляется в полном объёме, клиенты обычно приобретают отдельные её модули, остальные просто не активируются».
Для удобства закупок рулонных материалов предусмотрен автоматический выход на сайт Avery Dennison Fasson Roll (в этом году аналогичную процедуру поддержит Raflatac), что позволяет в автоматическом режиме закупать требуемые материалы. Система отслеживает идентификационные данные поставщика, информацию о длине рулонов.
 |
| В составе АСУП Label Traxx от Tailored Solutions (показаны окна нескольких модулей) модуль E-Traxx, подключающий заказчика к электронной системе прохождения заказа |
Разработанный несколько лет назад модуль E-Traxx предоставляет клиентам типографии доступ к требуемым частям АСУП. Мейнхардт отмечает: «Клиент формирует предложение, просматривает его, контролирует запас и номенклатуру изготовленной для него продукции, прохождение заказа. Все функции настраиваются.
Типография может иметь торговых представителей и заказчиков по всей стране, контролировать статус любого заказа. Специалисты по продажам очень часто пользуются системой, обновляют свою информацию. АСУП активно используется этикеточными типо-графиями. Прямое подключение клиента к системе чрезвычайно востребовано и со временем станет наиболее употребительным. Людям необходим прямой и оперативный доступ к информации для проверки состояния заказа, уровня товарных запасов. Им нужно знать состояние дел на текущий момент. Раньше для проверки счетов и подтверждения отгрузки заказчик постоянно звонил в типографию. Теперь всё делается в онлайн. Модуль E-Traxx подтверждает отгрузку, отслеживает номера, принимает заказы. Платежи в этикеточную типографию поступают, по меньшей мере, на 25 дней раньше».
Производственные и управленческие операции реализуются через Интернет во всех крупных АСУП. «CRC Information Systems предлагает полиграфистам 100 программных модулей общего назначения, а также специализированные для каждого сегмента отраслевого рынка, — говорит исполнительный вице-президент по продажам и маркетингу Джим Драйслер. — За последние два года роль Интернета заметно выросла. Клиенты типографий контролируют и размещают заказы, ориентируясь на данные о готовой продукции, отправляют запросы на новые работы, распечатывают счета, проверяют отчётность. Всё, что им нужно, — доступ к Интернету. Это клиенты наших клиентов.
 |
| Экран программного модуля CRC Information Systems для планирования прохождения заказа |
Выпускаемая CRC АСУП THE System включает программы автоматического уведомления заказчика о состоянии заказа, дате отгрузки продукции, технологических изменениях. Всё происходит автоматически. Система оповестит менеджера типографии об исчерпании заказчиком лимита на кредит или просрочке платежа. Клиент незамедлительно получает информацию о наиболее важных вещах.
Критическая ситуация обнаружится тут же, а не две недели спустя, что порой случается при групповой амнезии. Основная задача клиентов — как можно более тесная связь с заказчиком. Маржа у них не очень высокая, так что подобная функция — путь к дополнительной прибыли за счёт более высокого сервиса. Использование Интернета позволяет обеим сторонам держать руку на пульсе процесса».
Окупаемость
По словам Драйслера, главный интерес не в том, что типография закупает новую печатную технику, а в том, что появляются полиграфические предприятия, ведущие бизнес на базе автоматизированного бухгалтерского ПО, а не программ типа Excel: «Наши потенциальные клиенты уже ощутили, сколь заметен возврат от подобных инвестиций. Делая сравнительную оценку АСУП, они сразу видят, что обмен информацией оперативнее, сокращается избыточная информация. Решения принимаются на основе более точных данных. Избыточность устраняется по всей цепочке — от расчёта заказа до выполнения и занесения в базу данных. Ранее работу выполняла целая орда сотрудников».
Консерваторы
«На этикеточные типографии давят с разных сторон, — говорит Клемент. — Они несут расходы по хранению запасов готовой продукции, по выпуску заказов, подпадающих под категорию «нам нужно прямо сейчас». Наиболее успешны те, кто приобрёл полноценную версию АСУП, а это 80-90% нашей клиентской базы. У них все возможности по ведению финансовой деятельности, учёту складских запасов. К системе подсоединены Microsoft Outlook, Word и Excel, что заметно облегчает работу. Но производители этикеток поразительно консервативны: АСУП, как правило, не включаются в приоритетные задачи. Но посмотрите, сколько у них людей, сколько часов они затрачивают на выполнение каждой операции и разделите это время на количество заказов. Эти цифры просто шокируют! Если же оценить накладные расходы на заказ при использовании АСУП (даже такой крупной, как наша), они не превысят 1-2 доллара. Когда же в типографии нет хорошей АСУП, менеджерам надо потратить кучу времени на поиск информации. И никому не хочется этим заниматься».
Одно из важнейших преимуществ АСУП — высвобождение персонала, занимающегося продажами. «Некоторые специалисты по продажам сами рассчитывают заказы, но в этом есть свои минусы, — считает Мейнхардт. — Им требуются спецификации от заказчика, а занимающийся расчётом менеджер должен располагать всеми деталями заказа, полной калькуляцией и величиной торговой наценки для формирования окончательной цены. Огромное количество переменных может застопорить заказ.
А чтобы овладеть всеми необходимыми сведениями и иметь соответствующие навыки, нужно, наверное, жить не менее 400 лет. Имея же специально выделенных людей для расчётов, компания экономит время и деньги, а специалист по продажам занимается делом, в котором разбирается лучше всего».
* Печатается с разрешения журнала Label & Narrow Web, www.labelandnarrowweb.com
