7 причин внедрить систему original-maket.pro на полиграфическом производстве

Организовать эффективные коммуникации между заказчиком полиграфических материалов и исполнителем в режиме единого окна позволяет система original-maket.pro (OM.PRO). И вот почему:

1. Данные и безопасность

О своем опыте работы в системе original-maket.pro для типографий рассказала начальник отдела допечатных технологий АО «ПРОМИС» Светлана Вдовина. Она отметила, что работать с макетами начинают менеджеры, которые принимают исходные файлы от заказчика. Файлы эти часто имеют большой объем, и отправка через обычную почту может оказаться проблематичной. А если, например, включенный в цепочку коммуникации сотрудник заболел или ушел в отпуск, вопросы, направленные по электронной почте, могут долго оставаться без ответа или затеряться. Кроме того, при переписке нельзя полагаться и на облачные хранилища, безопасность работы которых в условиях санкций — под большим вопросом. Проблемы обмена объемными файлами и защиты информации решает OM.PRO. Портал позволяет загружать файлы объемом до 350 МБ. Система защищена, и доступ к базе данных имеют только сотрудники типографии. Все макеты и их версии хранятся на портале, где можно отслеживать историю изменений и версионность, что особенно важно для фармацевтических компаний.

2. Оперативность и экономия времени

Согласование макета занимает немало времени. Если каталог продукции у компании-заказчика велик, ответственному сотруднику полиграфического производства необходимо свободно ориентироваться в широком ассортименте и оперативно реагировать на изменения. Однако, сбор информации через электронную почту, передача ее технологам и уточнение данных через менеджера, отнимают много времени. Чтобы упростить этот процесс и обеспечить смежным отделам доступ к информации на всех этапах, в систему original-maket.pro внедрен чат мгновенных сообщений. К нему есть доступ у всех лиц, вовлеченных в процесс согласования. Технологи и дизайнеры могут напрямую задавать вопросы заказчику, что существенно ускоряет работу с оригинал-макетом. Также в системе предусмотрены формы брифов на изготовление упаковки и инструкции. Техническое задание исключает риск неправильного понимания требований заказчика и облегчает работу как ему самому, так и исполнителю. При необходимости внесения изменений в макет, данные из предыдущего технического задания легко переносятся в новое и дополняются актуальной информацией.

По словам главного технолога АО «ПРОМИС» Марии Князевой, работа в системе позволяет типографиям сократить работу по заданию заказчика до одного-двух дней. В противном случае временные затраты на весь процесс значительно увеличились бы, уверена Мария.

3. Актуальность макетов

При подготовке к печати макет вторичной картонной упаковки проходит несколько этапов проверки специалистами: технологами, дизайнерами и другими профессионалами полиграфического производства. Макет заказчика является исходным файлом, на основании которого осуществляется предпечатная подготовка. При этом в него нередко вносятся изменения. Если полиграфическое предприятие работает с заказчиком долгое время, у него может накопиться несколько версий одного и того же макета, что повышает риск отправки на печать устаревшего варианта. Такая путаница может привести к браку всего тиража, финансовым и временным потерям. Чтобы актуальная версия макета всегда была доступна, разработчики компании «ПРОМИС» создали систему хранения, в которой каждому оригинал-макету присваивается уникальный сквозной идентификатор. Этот код позволяет объединить всю необходимую документацию по конкретному заданию (чертежи, лаковые формы, спецификации), безошибочно находить нужные данные и уменьшить потери при обмене информацией между заказчиком и исполнителем.

4. Точность воспроизведения

Для современного полиграфического предприятия вопрос воспроизводимости печатной продукции очень важен, как и для многих заказчиков. Система original-maket.pro позволяет организовать процесс таким образом, чтобы несколько типографий могли использовать одни и те же файлы при выпуске одинаковых изделий на разных площадках.

Как отметила Мария Князева, подобные партнерские отношения между типографиями пока редки, но они значительно облегчили бы работу всем участникам. Например, воспроизводимость тиражей критически важна для фармацевтических компаний. Использование одних и тех же исходных файлов помогло бы разным типографиям с успехом выпускать печатную продукцию идентичного качества по единым стандартам и требованиям одного заказчика.

5. Каталогизация и хранение

Никто не застрахован от ротации и текучки кадров. Новым сотрудникам необходимо быстро вникать в процессы и минимизировать ошибки. Создатели системы original-maket.pro учли это, предложив пользователям инструменты для удобного хранения и структурирования информации, чтобы передача функционала другому человеку была безболезненной.

В системе доступна вся история работы с макетами, включая информацию о том, кто выполнял задачи, и сколько времени на это требовалось. Диаграмма Ганта помогает определить наиболее длительные этапы работы. Пользователь может настраивать реестр заданий, добавлять макеты в категорию «избранное», отслеживать и фильтровать их с помощью цветных закладок.

Также предусмотрена систематизация категорий проектов, что позволяет собрать все задачи вместе, сделав пару кликов. В «карточках» заданий собрана вся необходимая информация, чтобы новый сотрудник легко смог вникнуть в работу.

6. Дистанционная работа

Дистанционный формат работы стал нормой для многих людей. original-maket.pro, являясь облачным решением, позволяет оперативно работать с макетами из любой точки мира и практически с любого устройства. Система мгновенно реагирует на каждое событие, отправляя уведомления на электронную почту и дублируя их в личные сообщения. Каждому оповещению присваивается тема, что позволяет настраивать почтовую программу для сортировки сообщений по папкам. К одному и тому же проекту могут одновременно подключаться несколько сотрудников и обмениваться информацией в чате без ограничений.

7. Безопасность «удалёнки»

Удаленная работа несет в себе определенные риски. Чтобы исключить возможность несанкционированного доступа, в системе предусмотрено несколько уровней защиты. Публичный и приватный серверы разделены шлюзом, что обеспечивает безопасность хранения файлов, макетов и документов. Каждый файл изолирован от публичного сервера, и для получения доступа к нему требуется отправить специальный запрос. Администратор каждой организации может настроить доступ для своих сотрудников, включая ограничения на время активности сессии. Например, если сотрудник отсутствует некоторое время и не закрыл программу, по возвращении система потребует повторный ввод пароля.

Дополнительно можно настроить верификацию по IP-адресам, чтобы ограничить доступ сотрудников из нежелательных локаций. Также предусмотрена возможность двухфакторной аутентификации и протоколы, позволяющие разделить систему на несколько серверов данных. Сама система original-maket.pro размещена на защищенных серверах Selectel и «Ростелеком» с автоматической балансировкой нагрузки. Безопасность подтверждена сертификатом ФСТЭК.

Система OM.PRO представляет собой мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов. Она обеспечивает безопасность хранения данных, сокращает сроки выполнения задач и повышает прозрачность всех процессов. Клиентоориентированность и удобство использования делают ее незаменимым помощником в работе с макетами и заказчиками. Узнать больше о системе, зарегистрироваться и оценить ее преимущества можно на сайте original-maket.pro

^{Рекламодатель
«ПРОМИС»
erid:2SDnjewyU5G}