Принт-офис, который всегда с тобой

Интересно, что используемые в нашей отрасли системы автоматизации не обязательно созданы специализированными IT-компаниями. Нередко решения появляются на свет благодаря усилиям типографий. Обычно в результате того, что среди руководителей находятся энтузиасты автоматизации, готовые инвестировать время и деньги в создание собственного решения. При этом они должны обладать хорошим видением того, что именно нужно сделать, и достаточным упорством, позволяющим довести эту непростую затею до реального внедрения. Вероятно, такое идеальное сочетание в реальной жизни случается нечасто. Тем интереснее опыт создания полиграфической системы автоматизации, доведённой до уровня тиражного решения…

Предпосылки

Один из таких энтузиастов — Максим Михайлёв, генеральный директор Анапской типографии «Флагман». «Типография наша существует с 2001 г., — рассказывает Максим. — Я её основал с нуля — сначала не было вообще никакого оборудования». Фактически это было рекламное агентство с небольшим набором собственной техники. Первой печатной машиной стала Xerox DC240. Также для старта обзавелись несколькими единицами послепечатного оборудования. Заказы брали любые. Что не могли выполнить сами, передавали партнёрам. К 2011 г. стало понятно, что DC240 типографии катострафически не хватает, и было принято решение о приобретении в «НИССА Центрум» ЦПМ HP Indigo 3550, что привело к качественному скачку в развитии бизнеса.

Приступая к решению проблемы автоматизации, Максим Михайлёв думал прежде всего о решении типичных проблем отдела продаж собственной типографии «Флагман»

Довольно быстро после начала работы Михайлёв начал задумываться об автоматизации отдела продаж. «Сначала вели базу в Excel, потом — в Access, и столкнулись с элементарной проблемой: при повторных заказах найти файлы оказывалось очень сложно», — вспоминает Максим. Потери времени на поиски заказов, размещавшихся месяц-два назад, были огромные. Кроме того, не было никакого понимания о текущем состоянии заказа, на какой стадии выполнения он находится. А ведь даже через небольшую компанию, которой является «Флагман», в день проходят десятки заказов. То есть требовалось навести порядок с историей отношений с клиентами и прохождением их заказов. Вторая проблема — отсутствие прозрачности финансовых показателей. «Наблюдая за тем, как работают многие мои коллеги, я вижу, что часто они не имеют представления о своих реальных финансовых показателях, даёт ли их предприятие прибыль», — замечает Максим Михайлёв.

И третья проблема — надёжность хранения базы клиентов и разграничение доступа к ней. Это важно для обеспечения устойчивости бизнеса, который не должен зависеть от отдельных менеджеров типографии. История, когда ведущий менеджер уходит из компании и забирает базу данных клиентов, — не такая уж редкость на нашем рынке.

Понимая, что описанные проблемы должны решаться с помощью CRM-системы, Михайлёв начал задумываться о её создании.

От «самописной» программы к облачной системе

Первым шагом была попытка использования универсальной программы. Но проблема была в том, что базовый продукт не учитывал особенности полиграфического бизнеса. И эта главная проблема существующих универсальных CRM-систем — их невозможно нормально настроить для полиграфии. В 2012 г. Максим познакомился с Евгением Шабуровым, у которого на тот момент было собственное CRM-решение, и они на её базе стали разрабатывать свою специализированную систему. Первая версия удовлетворяла создателей по уровню функционала, но при её написании не было учтено несколько технических моментов, и техническая база не позволяла её нормально масштабировать и расширять возможности. Следующим важным этапом стало написание с нуля новой версии системы на современном языке Go, то позволило учесть ряд очень важных технических моментов, позволяющих в будущем без проблем наращивать функционал и дорабатывать систему.

Михайлёв вспоминает, что через какое-то время после внедрения работоспособной версии системы он заметил существенное ускорение обработки заказов в своей типографии. «Я сразу почувствовал, как автоматизация упорядочила нашу работу, остались в прошлом мучительные поиски файлов повторных заказов. Стало легче и печатнику — ему достаточно зайти в систему, чтобы увидеть выделенный ему объём работы», — удовлетворённо отмечает он. Более того — в системе есть поддержка филиалов. Благодаря ей организовали очень удобное взаимодействие с филиалами «Флагмана» в Новороссийске и Геленджике. Предусмотрен даже внутренний чат для оперативного обсуждения рабочих моментов.

Сейчас существует уже третья версия системы учёта заказов для рекламных агентств и типографий полного цикла «ПринтОфис24». Полтора года назад создатели, тщательно обкатав систему на реальном производстве типографии «Флагман», посчитали её достаточно зрелой для предложения коллегам. С тех пор сделано уже два десятка внедрений. Как правило — в небольших компаниях, на что и был сделан расчёт на старте.

Клиентов привлекают прежде всего простота внедрения и очень доступная цена. Облачное решение предлагается по подписке с начальной ценой для трёх менеджеров за символическую цену 490 руб. в месяц. Вариант для 10 сотрудников обойдётся в 1490 руб., а «безлимитная» версия стоит 4590 руб.

Разработку заметил и оценил также крупный системный интегратор на полиграфическом рынке — «НИССА Центрум», став премиум-партнером CRM «ПринтОфис24». Покупая продукт у этого партнёра, пользователь получает дополнительную скидку в 15% — это помимо указанной на сайте. Например, при подписке на 12 месяцев скидка составит 25%, а на 24 месяца — 40%.

Важный вопрос — как проработаны вопросы безопасности и насколько они важны для клиентов? «Конечно, это важно, — отвечает главный разработчик системы Евгений Шабуров. — Во-первых, все данные на наших серверах защифрованы, а обмен проходит по защищённым протоколам, поэтому каждому клиенту доступны только его данные. Во-вторых, надёжность работы и хранения обеспечивается за счёт наличия четырёх зеркальных серверов и регулярного сохранения резервных копий. Клиенты также могут скачивать резервные копии к себе».

На самом деле, как отмечает Евгений, на практике типографии больше волнует то, что им предлагается облачная программа, у которой нет коробочной версии. Однако это мировая тенденция — практически все разработчики ПО предлагают облачные продукты, платить за которые предлагается как за аренду. Это оказывается выгодно всем: покупателям не приходится сразу выкладывать значительные суммы за покупку программы и «железа», а разработчикам легче поддерживать и развивать свой продукт за счёт регулярного поступления денег. Шабуров уверен, что будущее — за облачным ПО.

Заводя новое задание в системе, менеджеры могут пометить способы оповещения, а также определить приоритет. В общем списке всегда видна самая важная информация о клиенте и состоянии текущего заказа

Повторные заказы теперь всегда находятся на расстоянии пары щелчков мышью Не менее удобно извлекается история работы с клиентом Принцип разграничения доступа позволяет удобно и логично назначить каждому сотруднику только те права, которые ему действительно нужны по работе — ни больше, ни меньше

Перспектива

В текущей версии «ПринтОфис24» прямой интеграции с бухгалтерией нет. Но разработчики планируют состыковать программу с «1С: Бухгалтерией». Впрочем, тогда система выйдет за рамки CRM, предназначенной в первую очередь для автоматизации отдела продаж и отношений с клиентами. Сейчас бухгалтеры могут просто получать из системы всю нужную им информацию и заносить её в своё ПО.

Из более насущных вещей, которые находятся в работе с планом завершения до конца текущего года, — онлайн-калькуляторы для «цифры», офсета, широкоформатной печати, шелкографии, ризографа, плоттерной резки, гравировки и т. п. Эти калькуляторы можно будет легко интегрировать в сайты типографий-клиентов.

Появится также расчёт KPI (ключевых показателей эффективности) для менеджеров, который дополнит только что законченный модуль расчёта зарплаты. Руководителям и владельцам должна понравиться аналитика — около 40 разнообразных отчётов.

Есть и другие функции, находящиеся в работе, о которых Шабуров пока не хотел бы рассказывать. Ведь существенная часть функционала, реализованная в одной из первых версий системы, была скопирована конкурентами. Пожалуй, наравне с хвалебными отзывами клиентов, это можно считать лучшей оценкой системы «ПринтОфис24», которая когда-то создавалась всего лишь как инструмент для внутренней автоматизации.