101 СПОСОБ ЗАРАБОТАТЬ НА ПЕЧАТИ

Печать на аутсорсинге: порядок плюс экономия

  • Дмитрий Гапотченко
  • 4 марта 2015 г.
  • 2595
Многие крупные и средние компании в мире и в России уже прибегли к помощи поставщиков услуг по управлению печатью.
 

Многие крупные и средние компании в мире и в России уже прибегли к помощи поставщиков услуг по управлению печатью.

«Экосистемы печати» в большинстве компаний складываются стихийно. По мере возникновения какой-либо локальной потребности, истинной или мнимой, покупается (исходя из самых разных соображений, часто — из наличия на складе и минимальной цены «здесь и сейчас») устройство того или иного производителя.

Исторически сложившийся «зоопарк» растёт, его становится всё труднее обслуживать. А ещё сложнее подсчитать, во сколько обходится компании печать документов. Видна лишь верхушка айсберга — счета за бумагу и расходные материалы. «Под водой» остаётся, например, то, что, по оценке IDC, около половины звонков в службу поддержки связаны с устройствами печати. По данным аналитиков Quocirca до 10% времени ИТ-отдела тратится на решение вопросов с поломками, замятием бумаги, заменой картриджей, настройкой устройств и т. д. В результате стоимость принтера как такового составляет лишь 5% от общих затрат на него за все время эксплуатации, ещё 45% — операционные расходы, а 50% — поддержка. Так что в целом затраты на печать, по данным Gartner, порой достигают 3% от выручки (в Hewlett-Packard насчитали аж 6%, но производитель — сторона заинтересованная).

Переход на безбумажный документооборот ситуации пока не изменил — отчасти потому, что он нередко лишь декларируемый, отчасти потому, что у многих сильна привычка читать с листа, а не с экрана. К тому же многие типы документов в обозримом будущем необходимо иметь в бумажном виде.

В нынешних сложных условиях компании пытаются изменить положение, но, зачастую, наполовину принятое лекарство — хуже болезни. Так, самая часто предпринимаемая (и относительно простая) мера — установка вместо персональных устройств на рабочих местах высокопроизводительных сетевых принтеров в специализированных помещениях — «принт-румах». Цена отпечатка падает, но самих отпечатков становится больше — контроля над расходом бумаги конкретным сотрудником при этом обычно нет, а многим проще послать на принтер задание ещё раз, нежели сходить и проверить, не было оно уже напечатано. В результате, по оценкам аналитиков, невостребованными остаются до 20% отпечатков. Последнее порождает и проблемы с безопасностью — ознакомиться с бесхозным документом может каждый. И, как свидетельствует статистика, возможностью этой не пренебрегают. Например, по данным аналитиков InfoWatch, в 2013 г. в России утечка персональных данных в 42% случаев происходила на бумажных носителях.

Сделать больше своими силами многим компаниям затруднительно — ведь это потребовало бы существенного увеличения численности ИТ-отдела. Поэтому многие желающие разобраться со своими затратами на печать прибегают к помощи провайдеров услуг управления печатью (MPS, Managing Printing Services). Это, вдобавок, соответствует модной тенденции «отдайте на аутсорсинг все свои процессы, кроме критически важных».

 

Российский рынок MPS в 2013 г.

Печать на аутсорсинге: порядок плюс экономияНа российском рынке доминируют производители и их авторизованные партнёры, однако, как считают в IDC, растёт доля неавторизованных партнёров. Производителям необходимо начать с ними сотрудничать.

Что такое MPS?

Managing Print Services — это передача в руки специализированной внешней компании всех забот, связанных с печатью, сканированием, копированием, передачей и приёмкой факсов (в случае использования МФУ).

MPS-проект начинается с аудита парка используемой техники и ПО, далее выполняют оптимизацию этого парка и связанных бизнес-процессов, перевод заказчика на частичный или полный аутсорсинг печати. В последнем случае устройства и ПО передаются на баланс аутсорсера. При необходимости в его штат переходят сотрудники заказчика, специализирующиеся на обслуживании упомянутой техники.

Зачастую контракты заключаются на то, что в IDC называют BPS (Basic Print Services). Этот вид обслуживания тоже подразумевает долгосрочное партнёрство, включающее, например, полное техническое обслуживание, но без корректировки бизнес-процессов заказчика.

Экономия в случае перехода на MPS складывается из нескольких составляющих.

Во-первых, это рационализация работы парка устройств, внедрение средств учёта того, сколько напечатал тот или иной сотрудник, «выдача» доступа к средствам цветной печати только тем, кому это действительно нужно по работе, упреждающего мониторинга технического состояния устройств и т. д. В принципе, всё это может делать и собственная ИТ-служба.

Во-вторых, есть выигрыш за счёт масштаба. Держать штат квалифицированных специалистов и склад расходных материалов и запчастей для обслуживания десяти принтеров — накладно, для сотен (установленных у десятка клиентов и в пересчёте на одно устройство) — гораздо дешевле. Аналогично и с закупками расходных материалов, особенно с учётом того, что ведущие аутсорсеры в сфере MPS — сами производители.

Ещё одно декларируемое преимущество MPS-контрактов — перевод переменных затрат на печать в постоянные. Однако надо понимать, что такая постоянная оплата должна быть достаточно велика, чтобы гарантированно окупать затраты аутсорсера. В случае же контрактов, предусматривающих некую оплату за заранее оговоренное количество напечатанных копий и доплаты за превышение этого лимита, этого преимущества и вовсе нет.

История, география и размер имеют значение

Мировой рынок MPS растёт довольно быстро — на 10% в год. В 2013 г. он, как считают в IDC, достиг достиг 18,9 млрд долл., а в 2018 г. составит 30% общего дохода от продаж решений офисной печати. В период до 2019 г. ежегодно общее количество распечатываемых страниц в мире будет снижаться приблизительно на 7%, а количество «управляемых» страниц — расти приблизительно на 2%. Как утверждают в IDC, 83% клиентов, внедривших MPS, довольны результатами соответствующих проектов, экономия составляет до 35%.

Лидеры рынка MPS по общей оценке аналитиков — HP, Xerox, Canon, Lexmark, Ricoh, их догоняют Konica Minolta и Kyocera. Это неудивительно — именно производители во многом являются драйверами рынка MPS.

За и против

Важнейший драйвер рынка MPS — производители принтеров и МФУ. Заработать на сколько-нибудь массовых продажах устройств они уже и не надеются, попытка получить доход на расходных материалах пресекается производителями совместимой «расходки» и средств для перезаправки картриджей.

Для того, чтобы этот рынок рос, производители готовы вложиться в его развитие, в создание комфортных условий для заказчиков (например, их специализированное ПО работает и с продуктами других производителей). Привлекает и перспектива перевода на аутсорсинг самых «интересных» с финансовой точки зрения категорий заказчиков.

Многое, безусловно, зависит от усилий государства. Как прямых (законодательство должно позволять заключать аутсорсинговые контракты), так и косвенных — улучшение бизнес-среды способствует росту доверия субъектов рынка друг к другу, без чего длительные отношения просто невозможны. Что касается тормозящих факторов, то один из главнейших, если судить по комментариям аналитиков и представителей MPS-аутсорсеров, — человеческий. Свои возражения относительно передачи средств печати в чужие руки есть на всех этажах корпоративной иерархии.

Топ-менеджмент недооценивает затраты на печать и с подозрением относится к предложению допустить к своим бизнес-процессам посторонние организации.

Бухгалтерия тоже противится нововведениям, поскольку, как уже говорилось, далеко не все контракты заключаются на условиях «один раз заплатил — месяц печатай без ограничений». Часто они имеют постоянную и переменную составляющие, что усложняет отчётность. Неизбежная полная или частичная модернизация парка техники при переходе на MPS-контракт также порождает проблемы со списанием оборудования.

О службах безопасности уже упоминалось. Их, как и высшее руководство, не радует допуск посторонних к бизнес-процессам, но можно заинтересовать, обещая внедрить централизованные меры по разграничению доступа к отпечатанным документам.

В ИТ-подразделениях опасаются сокращений кадров и бюджетов. Меньше людей и денег — меньше влияния на процессы в компании.

«Простые пользователи» не рады тому, что у них отберут персональные устройства, какой-никакой, а символ статуса. А их руководителей расстраивает, что сотрудники будут слишком часто покидать рабочие места, отправляясь за очередной распечаткой.

Приведённые возражения типичны для любой компании в любой стране мира. Часть из них может быть опровергнута тщательной проработкой юридической, экономической и технологической сторон контракта. Часть — в приказном порядке.

Если говорить о специфике России в данном вопросе, то она состоит в весьма широком применении неоригинальных расходных материалов. Для большинства потенциальных клиентов, по признанию игроков рынка, выгода от применения совместимых картриджей и чернил больше, чем от аутсорсинга.

Российская специфика

Отечественный рынок MPS некоторое время рос быстрее среднемирового. В 2010 г. он составлял 42 млн долл., в 2011-м — 49,5 млн долл. Это очень мало по сравнению с российским рынком ИТ-услуг того же года (5,94 млрд долл.), однако и аналитики, и игроки рынка предсказывали ему ежегодный рост в 15–20% в ближайшие несколько лет. Но, кризис, похоже, внёс в эти прогнозы существенные коррективы.

Доминируют на отечественном рынке, по данным IDC за 2013 г., поставщики оборудования (лидеры — Xerox и HP) и их авторизованные партнёры. Им принадлежит 60%, 20% приходится на партнёров неавторизованных. Международные аутсорсинговые компании занимают 3% рынка, системные интеграторы и региональные операторы — по 2%, копировальные отделы крупных предприятий — 1%. Ещё 12%, третью по величине долю, занимают «чёрные внедренцы», которых в отчетах IDC деликатно называют «дискаунтерами».

Если говорить о динамике, то, как считают в IDC, позиции неавторизованных партнёров укрепляются, и производителям придётся с ними как-то договариваться. Системные интеграторы тоже всё больше интересуются рынком MPS и скоро смогут стать подспорьем производителям, а вот международные операторы пока пассивны.

Об авторе: Дмитрий Гапотченко (gdi@osp.ru) — заместитель главного редактора журнала «Computerworld Россия».

 

ПОХОЖИЕ СТАТЬИ
Хорошая «Аура»

Правилами жизни небольшой компании «Аура» из Екатеринбурга, всего за шесть лет сумевшей уверенно занять свою нишу на российском рынке фотообоев, делится её арт-директор Максим Лебёдкин.

Гиперяркость

А вы знали? Получить на тканях невероятно яркие флюоресцентные цвета теперь стало намного проще.

15 наивных, но важных вопросов про универсальную широкоформатную печать с оригинальной СНПЧ и низким ТСО

Что такое ТСО и почему так важно учитывать этот параметр при выборе принтера? Можно ли на одном устройстве печатать карты и чертежи, информационные и рекламные материалы? За какое время «отобьётся» оригинальная СНПЧ? Кому пригодится такое решение? Разбираемся с вопросами вместе со специалистами компании Epson.

Супертяж

Самая престижная весовая категория в боксе — супертяжеловесы. Престижность определяет и самые высокие гонорары бойцов.

Адаптивная смена

В октябре 2019 г. состоялась международная премьера цветной листовой лёгкой ЦПМ Xerox PrimeLink C9070


Новый номер

Тема номера – «Светодиодное отверждение в широком формате». Спецэффекты без Голливуда (часть 2). Лучшая послепечать для фотокниг. Дизайнерские коллекции в эпоху пандемии. Обзор Ricoh Pro C5300S. Тайный Покупатель плакатов формата А2. 


Голосование
Какие именно инновации в цифровой печати, помимо снижения себестоимости, самые ценные для вас?
    Проголосовало: 1