Во многих случаях самые значительные источники финансовых утечек скрыты от бдительного ока руководства широкоформатных производств. Каждый год в типографиях сквозь пальцы незаметно утекают средства, причём сразу несколькими путями. В статье мы рассмотрим типовые сценарии финансовых утечек на производствах с трафаретным и цифровым струйным оборудованием. Отнюдь не претендуя на полноту, этот перечень даст представление о тенденциях и поможет оперативно распознавать подобные утечки.
Продуктивность и эффективность
В любом бизнесе непродуктивные и неэффективные запечатываемые и расходные материалы, сотрудники, техпроцессы и оборудование неминуемо влияют на прибыли и в буквальном смысле слова оказываются источником финансовых утечек. Но прежде чем таковую устранить, необходимо выяснить, где она находится и как справиться с проблемой. В компаниях с хорошим управлением места финансовых утечек определяют оперативно и пытаются устранить или, как минимум, сократить их влияние на прибыли.
Незамеченные утечки существенно усложняют корректное ценообразование. Ведь при определении стоимости продукта надо принять во внимание стоимость ведения бизнеса, а для многих истинные размеры этих затрат остаются полной загадкой. Сотни, тысячи и даже десятки тысяч долларов исчезают из компаний только потому, что никто не знает об утечках либо же не понимает их причин.
Само собой, полностью разноплановые финансовые утечки не прекратишь, зато реально свести до минимума их влияние на компанию и её доходы. Основные «финансовые дыры» кроются в трёх сферах — время, место и ресурсы (оборудование, материалы, краски/чернила, персонал).
К разноплановым потерям времени относится переделка заказов, которые с первого раза не были верно выполнены. Суммарный эффект от подобных ошибок сказывается и на других составляющих бизнеса — об этом нужно помнить при анализе эффективности. Переделки не только отнимают время, но и увеличивают расходы материалов, поэтому платить за каждую ошибку приходится дважды. Материалов тратится больше, чем планировалось, соответственно, заказывать тоже нужно больше, подчас даже переплачивая за ускоренную доставку, чтобы уложиться в сроки. Возможно, вы даже решитесь расширить склады, чтобы при подобных ошибках располагать излишками материалов.
Храня запасные материалы, вы теряете место. Подобные утечки ассоциируют с «производственными издержками». Так, в принципе, оно и есть, но разве дома оставляют протекающий кран? Это чревато огромным счётом за воду, испорченным полом и проблемами с соседями. Какими бы ни были причины утечек, их игнорирование обойдётся дороже, чем попытка исправить ситуацию. Необходим профилактический подход к поиску и устранению финансовых утечек, а не аварийные работы по факту прорыва труб.
Ищем утечки
Чтобы выяснить места финансовых утечек, важно проанализировать все фазы выполнения заказа и его прохождения через компанию. Если какая-то из них не добавляет ценности продукту, перед нами утечка — источник растрат и падения прибылей. Возможно, кому-то задача покажется сложной и непонятной, но в конечном итоге вы ориентируетесь на максимальную продуктивность с оптимизацией каждого сотрудника, машины и материала под формирование готового продукта для клиента.
Проанализируйте процедуры на каждом производственном этапе на предмет более быстрых и эффективных вариантов. Иногда решение кроется в более качественном освещении, просторном столе или избавляющем от ручной работы инструменте. А иногда сотрудники будут выполнять задачи продуктивнее и эффективнее, если им помочь. Определив поле деятельности, выработайте стандартные производственные процедуры, проведите обучение и не забудьте о понятных инструкциях по новым методикам работы. Объясните сотрудникам, что они обязаны следовать новым процедурам для ликвидации источника растрат. Нужно заинтересовать их, сделать частью решения проблемы и синхронизировать действия.
Не забудьте проанализировать ситуацию с расходными материалами: какие объёмы и как эффективно используются, насколько оправдан выбор. Например, многие предприятия не ведут точной статистики по стоимости очищающих салфеток для трафаретных сеток. Выбирая салфетки, всегда учитывайте плотность и тип красок. Несоответствие материала задаче неизменно приводит к завышению расходов. Ориентируясь исключительно на низкую цену (и забывая о специфике), подчас мы теряем гораздо больше, нежели экономим.
Ещё один источник лишних отходов — неверно подобранные сольвентные составы («купили, что было») для печатного цеха: химикаты испаряются с сетки до того, как салфетка впитает растворитель с остатками краски. Для работы с оборудованием рекомендованы специальные составы для трафаретных красок: при таком подходе вы гораздо больше сэкономите на салфетках по сравнению с дополнительными затратами на химию.
Неверный подбор химикатов для сеток рискует обернуться финансовыми утечками на допечатном этапе, дополнительно усложняя и без того нелёгкие задачи очистки сеток и удаления трафаретов. Результат неподходящей химии — трудозатратная модель с большими потерями усилий и времени. Как правило, для компенсации просчётов рабочие удваивают, а то и утраивают расход химикатов. Это увеличивает издержки и отрицательно сказывается на прибылях, если принять во внимание необходимость повторной обработки сеток, которые не подошли из-за загрязнений и пятен — с ними просто не справились в нужный момент. Вывод очевиден: всегда правильно выбирайте химикаты.
Но наивно во всех проблемах обвинять исключительно химию. Ещё один источник загрязнений и финансовых утечек — грязная мойка. Выделите отдельные мойки для удаления красок и трафаретов и для более важных этапов, включая обезжиривание. Так сократится количество трафаретов, поступающих на повторную обработку.
Регулярная тщательная очистка мойки повысит продуктивность отдела по изготовлению трафаретов.
Избавьтесь от расходных и запечатываемых материалов со склада, которые редко идут в дело, но ни в коем случае не выбрасывайте, а приберегите для настройки либо тестирования. То же относится и к остаткам рулонов, они понадобятся для тестирования и запуска нового струйного рулонного принтера или ламинатора. Востребованные материалы закупайте оптом по выгодным ценам и обязательного самого лучшего качества, какое можете себе позволить, обеспечив желаемое качество печати.
Не забывайте о встроенных во многие RIP функциях нестинга, помогающих использовать всю ширину материала и оптимизирующих выход продукции. Для заказов, где всю ширину материала задействовать не удаётся, разработайте ценовую сетку, учитывающую средний процент отходов конкретного материала на заказе, за месяц или иной период времени.
Рассмотрите варианты с оптовыми закупками чернил со скидкой, но обязательно учитывайте срок годности (до указанной даты их необходимо израсходовать). Чернила сторонних производителей — тоже вариант: всё зависит от возраста и модели оборудования. Для оптимальной работы принтеров обязательно следуйте рекомендациям производителя по рабочим температурам и влажности.
Соблюдение всех этих правил помогает устранить финансовые утечки. И чуть не забыл: мне так нравится слышать, что компании не пользуются ретушью для трафаретов («слишком долго сохнет»), а заменяют её лентами. Какое расточительство! Одна банка ретуши стоит 25 долл., и её хватит на месяц большой трафаретной мастерской. 50-метровый рулон дешёвой ленты шириной 5 см обойдётся примерно в 3,5 долл. и закончится через 8–10 сеток.
Утилизация и выработка
Другие источники финансовых утечек кроются в некорректной эксплуатации оборудования, недостаточно эффективном его использовании или простое. Если автоматизированные процессы ждут вмешательства оператора, налицо недостаточная эффективность или несоответствие мощностей данной технологической фазе. Одна из важнейших концепций передового управления — «вытягивающее планирование» — основана на том, что каждый этап техпроцесса тянет за собой последующий. Позаботьтесь об их слаженности: никакого ожидания в очереди, всё должно идти плавно. Для этого обработка и перемещение продукта по отделам должны проходить примерно с одной скоростью. Если же один процесс зависит от завершения другого, финансовой утечки не миновать. Речь о принципе «незавершённого производства» (work in progress, WIP), и это прямой результат неравномерной загрузки мощностей или неэффективности процедур на двух и более технологических участках. Незавершённое производство не только отображает недоработки в техпроцессе, но и само по себе является источником финансовой утечки. Это затор средств на полиграфическом производстве, зачастую маскирующий проблемы с качеством и другие изъяны в системе.
Незавершённое производство — побочный продукт методик пакетной обработки, популярной во многих типографиях: каждый входящий в заказ объект ждёт завершения задачи или фазы для всего пакета, и только потом переходит на следующий этап. Время ожидания существенно больше по сравнению с производством по принципу «точно в срок». К сожалению, методику точных сроков многие затрудняются реализовать, ведь все компоненты продукта должны быть готовы к выпуску и/или сборке в одно время. Такое требование существенно осложняет планирование, требуя выравнивания печатных и послепечатных мощностей.
Принцип пакетной обработки хорошо просматривается на примере изготовления широкоформатных сеток, от растяжки до удаления трафарета. И на каждом этапе достаточно брешей для финансовых утечек. Чтобы сократить отходы, закупайте сетку в рулонах под размеры популярных рам. Это несложно, ведь производители предлагают на выбор несколько вариантов ширины под разные форматы.
Многие средние и крупные компании отказываются работать с эмульсиями, т. к. при нанесении трафарета в ёмкость с покрытием попадает больше пыли и грязи, а значит, работа идёт медленнее. Однако, создав более чистую среду в помещениях для нанесения трафаретов, можно серьёзно сократить расход эмульсии.
Обязательно контролируйте, как долго эмульсия остаётся в ёмкости с покрытием — это поможет сократить финансовые утечки в отделах, готовящих большие объёмы сеток. Из-за испарения может иметь место коагуляция с формированием твёрдых частиц, что чревато дефектами на трафарете. А повышение вязкости эмульсии изменит толщину наносимого на сетку трафарета.
Пакетная обработка в цифровых широкоформатных мастерских оптимальна при объединении аналогичных продуктов, что позволяет реже заменять материалы в струйных принтерах и ламинаторах. Многократная замена материала в машине в течение дня и даже недели оборачивается огромными финансовыми потерями, которых реально избежать, если последовательно пускать в печать по паре аналогичных заказов. Постарайтесь держать в производственном расписании небольшие окна на случай выгодных срочных заказов, которые имеют тенденцию появляться время от времени. Бронируя основную часть мощностей под объёмные работы, вы не оставляете места для весьма доходных, но малых тиражей.
Независимо от вида, никакой ценности продукции не добавляет транспортировка расходных материалов и заготовок от одного этапа к другому. Поэтому крайне важно свести перемещения до минимума. В большинстве типографий оптимизация обработки потоков требует специального планирования. При этом скорость потока будет зависеть от размера партий и загрузки, оборудования для транспортировки материалов, планировки и конструкции здания. Планировка завода — краеугольный камень эффективности, а при правильном к ней подходе ещё и образец эстетики. Но если планировкой пренебречь, деньги в буквальном смысле слова утекут сквозь пол.
Когда рабочие задачи связаны с активными перемещениями, неэффективная организация техпроцесса приводит к завышенным издержкам. Не на пользу это и здоровью сотрудников, что в долгосрочной перспективе обернётся для компании дополнительными затратами. Эргономика рабочих процедур — характерная черта эффективного производства. Люди должны сосредоточиться на контроле работы и повышении её качества.
Обязательное условие — верный выбор инструментария, причём не подразумеваются исключительно дорогие и сложные варианты. Верный значит лучший для выполнения конкретной задачи. Инструменты должны быть легко доступны, храниться в специально отведённом месте, батареи необходимо регулярно заменять. Техобслуживание и калибровка — по рекомендациям производителя. Неверно подобранный или неоткалиброванный инструмент становится источником финансовых утечек, поскольку не в состоянии обеспечить нужный результат и точные показания. Нерешённая проблема отрицательно сказывается на стабильности процесса и приводит к производственным проблемам.
Электричество на минимум
Потребление электроэнергии — ещё одна потенциальная финансовая дыра. В странах с жарким климатом типографии оплачивают потребляемое сверх нормы электричество по пиковым тарифам, которые активируются, как только столбик термометра поднимется выше определённой температуры. Определите показатели потребления, чтобы точнее отображать их в калькуляциях заказов. Иногда целесообразно раньше начинать и заканчивать работу, а операции, требующие большого расхода электричества, переносить на ночную смену или на часы, где нет пикового потребления, — это сэкономит существенные суммы.
Замените устаревшее, менее эффективное оборудование на более современное (компрессоры, системы УФ-отверждения, панельно-лучистые сушки, планшетные вакуумные устройства, линии сушки с сжатым воздухом и пр.). Длительная эксплуатация обернётся серьёзными расходами на электричество. Например, старые системы УФ-отверждения потребляют энергии примерно на 300% больше, чем выпущенные после 2002 г. Многие УФ-модули, разработанные в последние 5–7 лет, намного эффективнее работающих на трансформаторных технологиях. Зачастую, избавившись от старого оборудования, вы получаете источник средств на новое плюс дополнительное сокращение затрат.
Необходимо знать пиковое потребление для каждого сезона и уметь его просчитывать. Глупо полагаться на то, что потолок почасовых накладных расходов остаётся неизменным. А ведь здесь кроется источник затрат, которые должны учитываться в калькуляциях, но, как правило, остаются за кадром. На производствах с резкими климатическими скачками неучтённые потери могут составлять до 15% от общих накладных расходов.
Один из самых весомых источников нагрузки на электросеть — отключение кондиционеров в летние месяцы. Практика подтверждает, что при этом стены, пол и потолок за выходные и вечера накапливают тепло и повышают нагрузку на системы охлаждения, которые после включения пытаются снизить температуру поверхностей здания до прежнего уровня. Кроме того, при несоответствии системы охлаждения особенностям помещения она никогда не справится с задачей.
Непродуманное освещение (высота и расстояние между источниками), слишком низкий спектр излучения и отсутствие точечной подсветки на рабочих местах оборачиваются большим количеством отходов, испорченных и бракованных изделий.
Установив вокруг печатных линий рабочие блоки с низкими потолками, можно сэкономить не только на электроэнергии за счёт источников освещения пониженной мощности, но и на объёме обогреваемых и охлаждаемых помещений. Тот же эффект дадут источники освещения, подвешенные на специальных креплениях вдоль печатных машин. Быстро окупят себя современные люминесцентные лампы T-8 с электронным дросселем стартёра. В среднем, на освещение в счетах за электричество приходится 10–12%, а такой подход сокращает нагрузку на системы кондиционирования.
Цветной блюз
Больше всегда денег теряют на тиражах с браком и/или ошибками. Эти издержки вполне прозрачны и обычно объясняются системными проблемами разного характера. Их источником могут быть и описанные выше финансовые утечки. Брак и дефекты — утекающие от вас деньги: вы воочию наблюдаете, как они накапливаются в мусорных баках, подобно воде, которая собирается в бочку под протекающей крышей.
Распространённые причины финансовых утечек для печатного оборудования — некачественная продукция и проблемы с цветом. Сюда же отнесём и трудозатраты на переделку трафаретов из-за неэффективной либо некачественной подготовки, а также на перепечатку заказа операторами. Надлежащим образом проведённая допечатная проверка файлов сократит количество инцидентов с неверно выведенными форматами, неправильными профилями материала при отправке на RIP, печатью не на том материале или не с тем разрешением. Такое случается сплошь и рядом, подтверждая известный принцип: «Нет времени сделать правильно, но всегда найдётся время переделать».
Давайте вынесем в отдельную группу проблемы с цветом, поскольку именно они зачастую становятся одним из важнейших источников финансовых утечек на производстве. Приведённые ниже данные предоставил Майк Рафф, представитель консультационной компании Nazdar, регулярно проводящий квалификацию печатников по стандарту G7 Master Qualified. По ним можно чётко отследить влияние цвета на деятельность компании (в целях наглядности цифры изменены, поэтому не соответствуют реальным суммам). Вывод: можно и нужно брать цвет под контроль и работать с ним, используя современные методики и инструменты.
Рассматриваемая компания — производство со средними объёмами, выпускающее рекламные конструкции и графику на трафаретной линии и парке цифровых принтеров. Час её работы оценим в 400 долл. для трафаретного оборудования и в 200 долл. для цифровых струйных устройств.
В среднем за день печатается два трафаретных заказа, каждый требует как минимум трёх регулировок оптической плотности. На одну операцию уходит 20 минут (изменения в краске плюс печать нового образца), что в итоге выливается в 2 часа простоев оборудования за день или 520 часов за год исключительно на регулировку оптической плотности (2 ч × 5 дней × 52 недели = 520 ч).
Та же компания за день выдаёт около 10-ти заказов на цифровую печать. Для каждой работы выполняется в среднем по две корректировки цвета длительностью по 10 минут. За год 858 часов уходит на регулировку цвета на принтерах (10 заказов × 2 корректировки × 10 мин × 5 дней × 52 недели = 858 ч).
Устраните утечки хотя бы наполовину, и компания получит 260 ч машинного времени для трафаретной линии или 104 000 долл. в год. Для цифровых устройств дополнительное оплачиваемое время составит 433 ч или 86 000 долл. за год. В итоге имеем дополнительный доход в 190 000 долл., если проблемы с цветом удастся решить хотя бы частично. Иными словами, контролируйте цвет и управляйте им, подбирая необходимый инструментарий, ПО и обучая сотрудников.
Самый важный ресурс
Каждую упомянутую в статье утечку можно устранить или сократить за счёт эффективного использования человеческого фактора. У любой организации есть огромный потенциал в сфере управления персоналом, ведь большинство компаний реализует лишь ничтожную долю возможностей сотрудников. В компании из списка Fortune 100 со штатом в 75 000 человек по всему миру один-два нераскрывшихся сотрудника погоды не делают. Но на небольшом производстве даже один человек, который недостаточно загружен, обучен или мотивирован, диктует убыточность или доходность всего предприятия.
Вспомните, как менеджеры по продажам реализуют услуг больше, чем способен взять на себя печатный парк предприятия, и, тем не менее, рассчитывают как-то выходить на нужный результат? Завышенные обещания клиенту требуют времени на тестирование разных комбинаций материалов, переделку трафаретов, регулировку цвета и внедрение различных цветовых профилей. В конце концов клиент скрепя сердце утверждает цвет, потому что обещанное ему не выполнили, да и не могли выполнить.
Задача номер один для директора небольшой компании — убедиться, что каждый сотрудник не просто приносит отдачу, хорошо обучен полиграфическим технологиям и знает свои обязанности, но и растёт вместе с уровнем назначаемых ему задач.
В приведённом примере распространённые недоразумения с отделом продаж вполне реально решить простым знакомством с потенциалом печатной техники.
Руководство компаний постоянно печётся о поднятии качества и увеличении отдачи в командной работе, но зачастую малые офисы напоминают «пожизненный найм»: даже выкладываясь по минимуму, сотрудники сохранят за собой рабочие места, сколько пожелают. В любой небольшой фирме найдётся хотя бы один человек, который и лишней минуты не останется в офисе, абсолютно чужд понятия срочности и резко реагирует на малейшую задачу, напрямую не входящую в его должностные обязанности. Вред для компании от таких людей невозможно переоценить. Факт остаётся фактом: бизнес не будет эффективным, пока сотрудники вносят минимально возможную лепту в общее дело — и при этом ещё и жалуются. Даже если такие персоны в деле со дня его основания, это прямые финансовые дыры для компании и угроза её прибылям.
Выводы
Не надейтесь: финансовые утечки в компании не помечены ни красной ленточкой, ни мигающей стрелкой с надписью «Обратите внимание». Самый распространённый результат для компании: улучшенная работа с имеющимися ресурсами и оптимизация производства за счёт сокращения издержек и расходов. Варианты утечки и неверного использования ресурсов, инструментов, материалов, оборудования бывают весьма нетрадиционными. И уж конечно их намного больше, чем описано в статье, поэтому вооружайтесь блокнотом и лупой и вперёд — на поиски утечек.
Об авторе: Джонни Шелл (sgia@sgia.org), вице-президент SGIA по техническому сервису, руководит и координирует деятельность отдела технического сервиса и Технической ассоциации трафаретной печати. Ведущий семинаров SGIA и отраслевых мероприятий, включая программу SGIA Expo, автор технических статей для журнала SGIA. В течение двух десятилетий работал в специализированных компаниях (от производства компакт-дисков до полиграфической продукции и печати по текстилю).
* Статья публикуется с разрешения и при содействии ассоциации SGIA. © 2010—2011, SGIA Journal, июль/август, 2011 г.
Все фото в статье предоставлены SGIA.
