Сэкономить самое дорогое!

Формат PDF поистине вездесущ. О его малознакомых пока ипостасях рассказывает эксперт российского представительства Adobe Владимир Карагиоз.

В глазах наших читателей Adobe — главный поставщик инструментов дизайна и вёрстки, а формат PDF воспринимается почти как «собственность» препресс-индустрии. Но ведь PDF используется гораздо шире, например, в корпоративном секторе…

Действительно, в последние годы PDF там активно используется. Помимо передачи информации в оригинальном виде, востребованы контроль, защита содержимого документа, сертификация и цифровая подпись.

Второй важный аспект — организация взаимодействия сотрудников на базе документа PDF. Инициатор создаёт его из настольного офисного приложения и рассылает участникам обсуждения; каждый вносит исправления, дополняет текст графическими элементами. Затем автор легко интегрирует всё это в оригинальный документ и импортирует обратно в текстовый редактор.

Ещё одна впечатляющая вещь: документ PDF — универсальная форма ввода данных для любых целей (например, заказа на закупки или предложения на тендер) в любом корпоративном приложении. Участники процесса используют бесплатный Adobe Reader для ввода информации и отправки получателю — в реальном времени, по электронной почте или в виде двумерных штрих-кодов, для последующего извлечения информации сканированием.

Какие решения есть у Adobe для этого сектора?

Всё перечисленное доступно в последней версии Adobe Acrobat Professional.

Adobe Acrobat предоставляет возможности защиты документов, добавления цифровой подписи, организации взаимодействия сотрудников и сбора комментариев по содержимому документов. Напомню, что Acrobat Professional нужен только инициатору процесса — остальные участники работы над документом могут пользоваться бесплатным Adobe Reader.

В комплекте поставки Adobe Acrobat Professional — Adobe LiveCycle Designer, инструмент дизайна интерактивных PDF-форм для сбора информации. Призываю ещё не распробовавших программу скачать ознакомительную версию и Adobe Acrobat Professional с сайта Adobe.

Рано или поздно корпоративная инфраструктура требует наличия серверных решений по работе с документами и организации взаимодействия пользователей. Adobe уже несколько лет развивает серверную платформу Adobe LiveCycle, хорошо стартовавшую и в России.

LiveCycle включает в себя набор компонентов, отвечающих за обработку вводимых в интерактивные PDF-формы данных, массовую генерацию PDF из большого количества форматов, расширенный контроль над распространением информации в PDF и форматах Microsoft Office.

Например, компонент LiveCycle Digital Signatures берёт на себя все задачи, связанные с массовой подписью исходящих документов и проверкой подписей во входящих файлах.

LiveCycle Rights Management создаёт динамические серверные политики доступа. Право доступа к документу может проверяться в момент его открытия в Adobe Reader или Acrobat. Продукт позволяет контролировать и осуществлять аудит информации уже после того, как документ покинул пределы организации!

Возможно, многие типографии и издательства только выиграют от того, что их взаимодействие с обслуживающими подразделениями (бухгалтерией, отделами продаж и закупок) будет основываться на PDF и решениях Adobe для корпоративных пользователей. А что необходимо для полного перевода всего документооборота компании на PDF?

Использование формата в сервисных подразделениях (в IТ, отделе закупок, юридических отделах), по опыту наших клиентов, улучшает качество взаимодействия сотрудников и внешних подразделений, экономит то, чем люди дорожат больше всего, — время!