Начало: АСУП в типографии НИУ ВШЭ

Проанализировав внедрения АСУП в московских типографиях, для ВШЭ я выбрал программное решение «Принт-эксперт» (ПЭ) от одноименной компании. Свою роль в этом сыграли успешный опыт эксплуатации системы в типографиях МГУ, «Вива-Стар» и «Аврора-принт», авторитет её разработчика Сергея Пенова и уверенность, что он доведёт дело до конца. Главными же факторами явились огромный функционал программы, гибкость её настройки под нужды предприятия и оперативность внедрения. По предварительному плану на внедрение АСУП и начало работы в ней на основном производственном участке типографии отводится три месяца, а на ввод всего функционала с отчётами, аналитикой, интеграцией с другими программами (1С, веб и т. п.) на всех участках — всего шесть месяцев. Сложно, но реалистично…

Поехали | Стартовая версия ПЭ была установлена на арендованном выделенном виртуальном сервере после мартовских праздников. Мы решили не тратить время на установку собственного сервера и многочисленные согласования с ИТ-департаментом ВШЭ, так как сервер обошёлся всего в 5000 руб. в месяц, а готовое ПО можно будет перенести к себе позже, без задержки процесса его внедрения.

Внедрение начали с настройки блока расчёта заказов на рабочем месте менеджеров по их приёму. За первые пару недель мы познакомились с интерфейсом программы и с помощью разработчиков поправили его под себя. Ввели необходимые данные в программу: базу клиентов и поставщиков, справочники материалов и технологических операций, все виды и модели используемого оборудования, склад расходных материалов и быстро-изнашиваемых запчастей, а также другую необходимую информацию. Попутно пришлось подстраивать программу под особенности нашей типографии. Например, ввести понятие «Артикула товара» (индивидуальный код каждого материала на складе, назначенный бухгалтерией вуза и учитываемый в отчётах типографии, иногда дублируемый на разных или различающийся на одном товаре), создать поля «Категории заказов» (бюджетный/внебюджетный/платный) и специфическую систему нумерации заказов на разных участках типографии. Самые трудоёмкие операции — импорт существующей базы клиентов и складских запасов в АСУП из существующих учётных таблиц — были сделаны автоматически.

В это время разработчики реализовывали в ПЭ алгоритмы расчёта стоимости заказа по всему спектру производимой продукции таким образом, чтобы он полностью соответствовал нашему прайс-листу. Надо отметить, что блок расчётов — изюминка ПЭ. Он способен отразить любые принципы ценообразования: себестоимость плюс «накрутка», рыночные цены по таблицам или их комбинацию. Но, несмотря на возможность заодно модернизировать ценообразование, мы посчитали более важным на первом этапе сделать акцент на достоверность расчёта, чтобы менеджеры, знакомящиеся с новой системой, не видели расхождений с прежним своим опытом. Привыкнув мгновенно получать цену в ПЭ без умственных усилий по раскладке изображения на листы и выбора формул расчёта в зависимости от тиража, менеджеры сами откажутся от перепроверок и станут сторонниками новой системы. А ценообразование можно подкорректировать и позже, когда сотрудники на 100% начнут работать в АСУП.

Ввод данных для расчёта

Время расчётов сократилось ещё больше после того, как Екатерина Суетина (и. о. директора типографии ВШЭ) создала в ПЭ шаблоны всей выпускаемой нами продукции. Теперь стало возможно делать расчёты во время телефонного разговора с клиентом, сразу называя ему цены на любые меняющиеся запросы по формату, тиражу, красочности или видам бумаги. Развитый CRM-модуль программы позволяет менеджеру во время телефонного разговора вводить новые данные о заказчике, детали разговора и просматривать все предыдущие заказы и историю контактов с ним. При необходимости тут же можно ставить разные задачи себе (и своим подчинённым), чтобы ПЭ автоматически напомнила об этом в указанное время.

Также сразу заработал складской модуль программы. В течение первого месяца были освоены процедуры ввода расходных материалов в справочник товаров, коррекция складских остатков, перемещение товаров между складами разных участков типографии, оприходование материалов через оформление заказа на закупку, фиксация счетов поставщиков в ПЭ, отметка прохождения оплаты и наличие бумажной заявки с визой руководителя подразделения-заказчика, ввод данных с накладных и т. п. Теперь менеджеры смогли принимать заказы с учётом наличия материалов на складе и информировать клиентов о реальных сроках выполнения заказов на разной бумаге.

Справочник материалов и остатки материалов на складах

Модули ПЭ пришлось модифицировать под наш виртуальный учёт бумаги в формате SRA3 (по факту она закупалась в листах 640×900 мм, а расходовалась — в А3 и А4). Мы наконец смогли перейти к фактическому учёту в реальных форматах, но ПЭ должна была корректно отработать все данные в старой «упрощённой» системе бухучета, пока не закончатся товары, заведённые с «виртуальными» форматами. Подобные сложности были и с учётом других расходных материалов (например, плёнкой для ламинации, рулонной бумагой для широкоформатного принтера, металлическими пружинами, фольгой для тиснения и т. п.), которые принимались и списывались целыми упаковками, рулонами и бобинами, а расходовались постепенно листами и погонными метрами. Разработчик создал механизм предварительной разрезки бумаги (разукомплектации оптово-учитываемых товаров) на складе и автоматического оприходования/расходования единиц учёта, который позволял выполнять эти операции либо автоматически, либо с помощью простого диалогового окно программы.

С учётом пожелания сотрудников типографии были сглажены все шероховатости интерфейса, максимально автоматизированы процессы прохождения заказа в производстве. В цифровой типографии, в отличие от полиграфкомбинатов, не так много сотрудников для распределения ролей и отметки вручную каждой технологической операции в АСУП. Тиражи настолько малы и быстротечны, что у сотрудников нет времени даже на нажатие лишней клавиши на компьютере. Поэтому потребовалось изменить типовую логику работы ПЭ, успешно работающую в офсетных и флексографских производствах.

Отметка о выполнении операции на производстве

В итоге, уже через месяц после установки ПЭ на сервер, менеджеры основного производственного участка типографии начали вносить все заказы в АСУП. Они освоили все операции по расчёту стоимости, фиксации заказа в системе CRM и постановки её в работу. Выстраивание очереди технологических операций, списывание фактического количества используемой бумаги со склада и составление отчётов о выполнении заказов также делалось автоматически. Только оформление бумажных документов пока делалось по старинке.

Второй месяц внедрения ушёл на разработку системы автоматического списания всех расходных материалов и быстроизнашиваемых запчастей под конкретные заказы. Был внедрён алгоритм нормирования и учёта себестоимости не только по бумаге, но и всем другим израсходованным материалам: тонерам ЦПМ, плёнкам для ламинации, обложкам Unibind и Metalbind, скрепкам, металлическим и пластиковым пружинам, фольге для тиснения, клише, вырубным штампам и др. Был создан механизм фиксации в ПЭ замены (и списания со склада) запчастей и расходных материалов под конкретное оборудование, сервисного обслуживания и учёта его стоимости на выполняемых заказах. Были окончательно уточнены расчёты самых сложных видов продукции с использованием отделочной техники и аутсорсинга. Отработаны сценарии отметки в ПЭ факта выполнения всех технологических операций. В конце апреля мы распределили обязанности всех сотрудников основного участка типографии по работе в АСУП, разграничили их полномочия и доступ к различным блокам программы. К системе, кроме менеджеров и руководителей, были подключены дизайнер, печатники, операторы послепечатного оборудования.

Список заказов и планировщик

Что дальше? | В мае мы совместно с разработчиками ПЭ планируем отладить экспорт всевозможных отчетов и другой бумажной документации: заполненных заявок клиентов, технологических карт, этикеток для упаковок готовой продукции, стандартных накладных, счетов, требований-накладных на покупку или перемещение товаров и т. п. За месяц надо до конца отладить рабочие интерфейсы каждого сотрудника основного участка типографии. После этого придёт пора для постепенного внедрения АСУП на копировально-множительных участках типографии, расположенных в других десяти зданиях НИУ ВШЭ. При этом потребуется индивидуальная настройка программы под особенности каждого участка (расчёт своих видов продукции на своём оборудовании и т. п.), а также грамотное взаимодействие разных участков друг с другом. Чтобы, например, заказ, принятый на одном участке, мог быть выполнен на другом, а отгружен уже на третьем участке типографии.

Далее наши планы связаны с получением типографией права оказывать платные услуги студентам и сотрудникам вуза и соответственно налаживанием работы с новой категорией заказчиков, в том числе и используя в будущем веб-интерфейс. Думаю, подготовительный процесс для этого займёт всё лето, чтобы уже к сентябрю выйти с готовым решением. Так что и лето в типографии НИУ ВШЭ наверняка окажется жарким. О самых интересных моментах этого процесса будет рассказано в моих последующих колонках. Надеюсь, что эта тема будет интересна для полиграфистов, читателей Publish, которым предлагаю задавать свои вопросы мне напрямую или через редакцию журнала. Уверяю всех, что процесс внедрения АСУП не так длителен, страшен и дорог, как кажется поначалу, и что успех здесь достижим и за вполне разумные вложения времени и денег. Желающие могут увидеть видеоролик работы ПЭ на сайте разработчика или даже посмотреть на неё вживую на моем ноутбуке. Кстати, программа ПЭ требует для своей работы лишь среднего по производительности компьютера и доступ в интернет со скоростью от 30 кбит/с.

Продолжение следует…